4ファイル運用で見つかった3つの綻び

課題
1. この記事でわかること
解決できたこと
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ルールは、書くだけでは終わらない

課題

一度決めた運用ルールは、決めた瞬間はうまくいっているように見える。でも「誰が」「いつ」それを実行するかまで決めていないと、ルール自体は正しいのに、実際には誰も実行しないまま忘れられていくことがある。

この記事でわかること

運用ルールが「誰が・いつ実行するか」まで決めていないと、なぜ実行されないまま忘れられていくか
1つの綻びを見つけたとき、同じ型の綻びを他でも見つけるための着眼点

解決できたこと

以前、AIとの開発で「前回どこまで進んだっけ」が分からなくなる問題を、決定事項・進捗・状況・完了記録を4つのファイルに書き出す運用で防げるという話を書いた。今回は、その運用を実際に2週間ほど続けてみたら何が起きたか、という「その後」の話。同じ型の綻びが3回連続で見つかったので、まとめて振り返る。

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綻び1: 完了した記録が、誰にも移動されていなかった

4つのファイルのうち、完了した作業を書いておく場所は、一定量を超えたら別の保管用ファイルへ移す運用になっていた。「そのファイル、実際に活用できているか」とふと確認してみたところ、思っていた以上に前から、一度も移動が行われていないことが分かった。すでに完了扱いの項目が44件、現役の作業ファイルに溜まったままになっていた。

原因を辿ってみると、移動のルール自体は資料のどこかに一行書いてあった。でも「誰が」「いつ」それを実行するかは、AIとの協業の手順のどこにも組み込まれていなかった。ルールは存在するのに、実行する担当が誰にも割り当てられていなかったわけ。

このときは、その場の未整理分を移動するだけでなく、ルールそのものを主要な資料へ明記した。さらに「この保管用ファイルも、このままだと将来肥大化するのでは」という指摘も追加であって、索引を別に作る案も検討したけど、それだと結局2か所を同時に管理することになり、食い違いの元になる。代わりに、すでにある「作業のまとまり」という区切りでファイルを分割する方式に落ち着いた。

綻び2: 気づいたら、同じ形の綻びがもう一つ

数日後、今度は「セッションが途切れても、本当にちゃんと再開できる状態か」を確認する機会があった。そこで見つかったのが、綻び1とそっくりの形をした、別の2つの問題。

1つは、今すぐ着手すべき作業を書く場所に「着手中」の項目が同時に10件も並んでいたこと。本来は「着手中があればそれを優先する」というシンプルな決まりだったのに、10件も並んでいると、どれを優先すべきかがそのファイルだけでは分からない。もう1つは、現在の方針を書く場所のはずのセクションが、いつの間にか全体の65%を占めるほど膨らんでいて、実際には過去の経緯を並べた記録置き場になっていたこと。一番大事な「今やるべきこと」が、後から追加された色々な話に埋もれて見えなくなっていた。

これも綻び1と同じ「役割は決まっているのに、実際の運用がズレていく」というパターン。1つ見つけて直したはずなのに、別の場所でも同じことが起きていたわけ。

綻び3: 直したはずの習慣が、なぜ抜け落ちたのか

もう一つ、綻び1の対応をしている最中に、経緯を記録しておく場所への記録そのものが抜けていたことに気づいた。「なぜ抜けていたのか」を調べてみると、面白いことが分かった。

作業の後に他の資料へ反映したかを確認する習慣には、以前のミスをきっかけに「必ず確認する」という一手間が明示的に追加されていた。一方、経緯を記録する習慣には、同じような一手間が一度も追加されていなかった。つまり、片方だけ強化されていて、もう片方は無防備なまま放置されていた。今回は複数のファイルを一度に更新する作業が重なったタイミングで、その無防備だった方だけが意識から抜け落ちてしまった。

これは単なるうっかりミスというより、「片方だけ対策していて、もう片方には同じ対策がされていなかった」という構造上の抜けだったわけ。分かってからは、もう片方の習慣にも同じ一手間を追加した。